Die Nebenkostenabrechnung (Betriebskostenabrechnung) legt jährlich offen, welche umlagefähigen Betriebskosten Vermieter:in für ein Mietobjekt hatte und wie diese auf die Mieter:innen verteilt wurden. Vorauszahlungen werden gegengerechnet; am Ende steht eine Guthaben‑ oder Nachzahlung. Grundlage sind Mietvertrag, Betriebskostenverordnung (BetrKV) und ggf. Heizkostenverordnung (HKVO).
Abrechnungszeitraum, Fristen & Form
Der Abrechnungszeitraum umfasst maximal 12 Monate und muss zeitlich zusammenhängend sein (oft Kalenderjahr). Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Periodenende zugehen – kommt sie später, sind Nachzahlungen in der Regel verwirkt (Guthaben bleiben fällig). Nach Erhalt haben Mieter:innen 12 Monate Zeit, Einwendungen zu erheben. Formell muss die Abrechnung nach Kostenarten geordnet sein, den Verteilerschlüssel nennen (z. B. Wohnfläche, Personen, Einheiten, Verbrauch), die Gesamtkosten, Anteil der Wohnung, Vorauszahlungen und das Saldo ausweisen. Belege sind einsehbar; Kopien können gegen Kostenerstattung verlangt werden.
Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten
Umlagefähig sind laufende, regelmäßig wiederkehrende Betriebskosten. Nicht umlagefähig sind Verwaltungs‑, Instandhaltungs‑ und Reparaturkosten. Auch Modernisierungskosten gehören nicht in die Abrechnung (separate Mieterhöhung nach § 559 BGB möglich). Bei Leerstand trägt die Vermietung den Anteil der leerstehenden Einheiten, außer der Verteilerschlüssel sieht Verbrauchswerte vor.
Typisch umlagefähig (Auswahl): Grundsteuer, Wasserversorgung/Abwasser, Heizung/Warmwasser inkl. Wartung, Aufzug, Straßen‑/Hausreinigung, Gartenpflege, Müllabfuhr, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Sach‑/Haftpflichtversicherung für das Gebäude, Hauswart (ohne Verwaltung/Instandsetzung), Gemeinschaftsantenne/Breitband, Wäschepflegeeinrichtungen.
Heiz‑ und Warmwasserkosten
Nach HKVO sind Heiz‑ und Warmwasserkosten überwiegend verbrauchsabhängig abzurechnen; der Verbrauchsanteil muss in der Regel zwischen 50 % und 70 % liegen, der Rest wird nach einem festen Schlüssel (z. B. Fläche) verteilt. Erfassungsgeräte (Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler) und fernauslesbare Zähler gewinnen an Bedeutung; Abrechnungen müssen verbrauchsinformativ sein (Monatsverbräuche, Vergleichswerte). Bei technischer Unmöglichkeit oder Ablesehindernissen greifen Ersatzverfahren, jedoch drohen Kürzungsrechte der Mieter:innen bei Verstößen gegen die HKVO.
Prüfpunkte für Mieter:innen
- Verteilerschlüssel & Wohnfläche: Entspricht er dem Mietvertrag? Stimmt die berücksichtigte Fläche (inkl./exkl. Balkonregelungen)?
- Kostenarten & Belege: Sind nur umlagefähige Posten enthalten? Preise plausibel (z. B. Müll, Hausstrom, Versicherung), Verträge/Ableseberichte vorhanden?
Typische Fehlerquellen
Häufig sind falsche Verteilerschlüssel, fehlerhafte Flächenangaben, nicht umgelegte Leerstandsanteile, Mischkosten (z. B. Hauswart inkl. Verwaltung), doppelt erfasste Leistungen oder fehlende Verbrauchsdaten bei Heizung/Warmwasser. Auch Zeiträume sind relevant: Kosten müssen dem Abrechnungsjahr zugeordnet sein (Rechnungsdatum allein genügt nicht). Bei Mieterwechsel ist eine Zwischenablesung sinnvoll, sonst drohen Verzerrungen.
Zahlung, Guthaben & Abschläge
Nachzahlungen sind nach Zugang der Abrechnung in der Regel binnen 30 Tagen fällig; Guthaben dürfen mit offenen Forderungen verrechnet werden, andernfalls sind sie auszuzahlen. Passen die Abrechnung und dein aktueller Verbrauch nicht zusammen, solltest du deine Vorauszahlungen anpassen lassen – so vermeidest du hohe Nachzahlungen. Starke Abweichungen können auf Preisänderungen (z. B. Energie, Müllgebühren), Wetter oder geänderte Nutzung (Homeoffice, weitere Personen) zurückgehen.
Sonderfälle & Praxis
Bei Eigentümergemeinschaften (WEG) kann die auf dich umgelegte Kostenstruktur von der WEG‑Jahresabrechnung abweichen; entscheidend ist stets der Mietvertrag. Für gewerbliche Mieter:innen gelten oft abweichende Regeln (Umlagenkatalog, Indexierungen). Umlagefähige Versicherungen umfassen z. B. Gebäude‑, Haftpflicht‑ und Glasversicherung; Rechtsschutz ist nicht umlagefähig. Achte bei Serviceverträgen auf klare Leistungsabgrenzung (Hauswart vs. Verwaltung). Bei Streit: schriftlich begründen, Belegeinsicht nutzen und ggf. Mietverein/beratung hinzuziehen.